EL TIPO DE CAMBIO DE HOY ES DE: No existe mucha literatura acerca de la naturaleza y funciones del comité de ética en las empresas. Así que, desde mi experiencia asesorando y constituyendo algunos comités en Centroamérica, deseo compartir estas ideas orientativas.
Un comité de ética es el órgano que las empresas constituyen para impulsar de modo sistemático una cultura organizacional favorable con la ética. Las funciones de un comité de ética pueden clasificarse en proactivas y reactivas.
Las funciones proactivas de un comité de ética son:
- Dirigir las estrategias de la empresa para comunicar el compromiso de la alta dirección con la vivencia de altos estándares éticos.
- Diseñar y supervisar las estrategias y campañas de comunicación o divulgación sobre el contenido del código de ética de la empresa.
- Diseñar y supervisar las estrategias y campañas de formación y capacitación ética para los colaboradores.
- Dar reconocimiento, del modo oportuno, a las buenas prácticas de colaboradores.
- Diseñar el proceso de recepción de reportes de malas prácticas, lo cual incluye contratar el servicio tercerizado de recepción de reportes (línea ética).
Las funciones reactivas de un comité de ética son:
- Gestionar los reportes de malas prácticas (recibirlos, analizarlos, documentarlos, archivarlos).
- Mantener comunicación fluida con cada persona que emita un reporte a través del canal establecido, a fin de darle retroalimentación y solicitarle la información necesaria para documentar correctamente el caso
- Realizar las investigaciones que sean necesarias para determinar la veracidad de los hechos de que se trate el reporte
- Decidir las sanciones que correspondan a cada caso
- Sugerir a la Junta Directiva y/o al Gerente General los cambios organizacionales que sean necesarios para minimizar la posibilidad de que se repitan las faltas a la ética que el Comité ha analizado
De la enumeración anterior se pueden intuir dos cosas: 1) que el código de ética por sí mismo no hace nada en la empresa si no existe un órgano como el comité de ética; y 2) que el comité de ética tiene un papel crucial en el fortalecimiento del clima y de la cultura organizacional.
Preguntas frecuentes sobre los comités de ética:
- ¿A quién le reporta un comité de ética? Para que su labor sea eficaz, debe reportarle a la Junta Directiva. Esto supone que, en materia de ética, tiene jurisdicción también sobre el Gerente General, director general o CEO.
- ¿Quiénes deben integrar el comité de ética? Lo esencial es que sean personas honorables, íntegras y de larga trayectoria en la empresa. Desde el punto de vista funcional, es recomendable que en el comité estén representadas diferentes áreas, tales como Recursos Humanos, Operaciones, Comercialización y Finanzas. Para efectos prácticos, es conveniente que el número de miembros sea impar. En empresas pequeñas o medianas, uno de estos miembros puede adoptar el rol de secretario del comité, cuyas funciones son las propias de un Oficial de Ética y Compliance. En el caso de empresas grandes, el Oficial de Ética y Compliance es un cargo en sí mismo que actúa como eje de coordinación al servicio del comité tanto para la gestión de los reportes recibidos como para la realización de las investigaciones internas que cada caso requiera.
- ¿Qué formación específica necesitan los miembros de un comité de ética? Necesitan recibir capacitación sobre la lógica de análisis de casos desde el punto de vista de la ética, así como nociones básicas de ética. Si no tienen esta formación, el comité tenderá a decidir por sentimentalismo o por legalismo, extremos igualmente nocivos al analizar conductas de colaboradores. La sugerencia de recibir este tipo de formación responde a la convicción de que saber ejecutar rutinas de verificación o Compliance no es lo mismo que analizar la ética o moralidad de una acción determinada. Por supuesto que un Comité de Ética a veces tendrá que deducir responsabilidades por incumplimiento de normas previamente establecidas pero en muchas otras ocasiones sus análisis serán sobre casos reportados de faltas a la ética que se encuentran en zonas grises. En análisis ético de las zonas grises es quizás el mayor aporte de un Comité de Ética y para eso no basta con la formación en temas de Compliance.
Espero sus comentarios y sus consultas. Es un tema muy actual y de gran relevancia en cualquier parte del mundo.
Qué es y para qué sirve un Comité de Ética en las empresas
No existe mucha literatura acerca de la naturaleza y funciones del comité de ética en las empresas. Así que, desde mi experiencia asesorando y constituyendo algunos comités en Centroamérica, deseo compartir estas ideas orientativas.
Un comité de ética es el órgano que las empresas constituyen para impulsar de modo sistemático una cultura organizacional favorable con la ética. Las funciones de un comité de ética pueden clasificarse en proactivas y reactivas.
Las funciones proactivas de un comité de ética son:
- Dirigir las estrategias de la empresa para comunicar el compromiso de la alta dirección con la vivencia de altos estándares éticos.
- Diseñar y supervisar las estrategias y campañas de comunicación o divulgación sobre el contenido del código de ética de la empresa.
- Diseñar y supervisar las estrategias y campañas de formación y capacitación ética para los colaboradores.
- Dar reconocimiento, del modo oportuno, a las buenas prácticas de colaboradores.
- Diseñar el proceso de recepción de reportes de malas prácticas, lo cual incluye contratar el servicio tercerizado de recepción de reportes (línea ética).
Las funciones reactivas de un comité de ética son:
- Gestionar los reportes de malas prácticas (recibirlos, analizarlos, documentarlos, archivarlos).
- Mantener comunicación fluida con cada persona que emita un reporte a través del canal establecido, a fin de darle retroalimentación y solicitarle la información necesaria para documentar correctamente el caso
- Realizar las investigaciones que sean necesarias para determinar la veracidad de los hechos de que se trate el reporte
- Decidir las sanciones que correspondan a cada caso
- Sugerir a la Junta Directiva y/o al Gerente General los cambios organizacionales que sean necesarios para minimizar la posibilidad de que se repitan las faltas a la ética que el Comité ha analizado
De la enumeración anterior se pueden intuir dos cosas: 1) que el código de ética por sí mismo no hace nada en la empresa si no existe un órgano como el comité de ética; y 2) que el comité de ética tiene un papel crucial en el fortalecimiento del clima y de la cultura organizacional.
Preguntas frecuentes sobre los comités de ética:
- ¿A quién le reporta un comité de ética? Para que su labor sea eficaz, debe reportarle a la Junta Directiva. Esto supone que, en materia de ética, tiene jurisdicción también sobre el Gerente General, director general o CEO.
- ¿Quiénes deben integrar el comité de ética? Lo esencial es que sean personas honorables, íntegras y de larga trayectoria en la empresa. Desde el punto de vista funcional, es recomendable que en el comité estén representadas diferentes áreas, tales como Recursos Humanos, Operaciones, Comercialización y Finanzas. Para efectos prácticos, es conveniente que el número de miembros sea impar. En empresas pequeñas o medianas, uno de estos miembros puede adoptar el rol de secretario del comité, cuyas funciones son las propias de un Oficial de Ética y Compliance. En el caso de empresas grandes, el Oficial de Ética y Compliance es un cargo en sí mismo que actúa como eje de coordinación al servicio del comité tanto para la gestión de los reportes recibidos como para la realización de las investigaciones internas que cada caso requiera.
- ¿Qué formación específica necesitan los miembros de un comité de ética? Necesitan recibir capacitación sobre la lógica de análisis de casos desde el punto de vista de la ética, así como nociones básicas de ética. Si no tienen esta formación, el comité tenderá a decidir por sentimentalismo o por legalismo, extremos igualmente nocivos al analizar conductas de colaboradores. La sugerencia de recibir este tipo de formación responde a la convicción de que saber ejecutar rutinas de verificación o Compliance no es lo mismo que analizar la ética o moralidad de una acción determinada. Por supuesto que un Comité de Ética a veces tendrá que deducir responsabilidades por incumplimiento de normas previamente establecidas pero en muchas otras ocasiones sus análisis serán sobre casos reportados de faltas a la ética que se encuentran en zonas grises. En análisis ético de las zonas grises es quizás el mayor aporte de un Comité de Ética y para eso no basta con la formación en temas de Compliance.
Espero sus comentarios y sus consultas. Es un tema muy actual y de gran relevancia en cualquier parte del mundo.
